6 Claves para optimizar recursos en proyectos de Comunicaciones

En un proyecto se encuentran involucradas muchas personas, desempeñando diferentes roles, también tendremos un presupuesto, objetivos de tiempo y materiales a utilizar y trasladar. La organización y sincronización de todas estas variables son claves para completar un proyecto y no morir (o perder recursos!) en el intento.

Resulta clave tener un panorama global al momento de iniciar un despliegue o crecimiento en algún tipo de red y esforzarse por mantener esa visión general a lo largo de todo el proyecto. Errores tan simples como la falta de un material menor de instalación a mitad de la implementación pueden frenar por varias semanas un proyecto.

Por supuesto cada proyecto y cada compañía cuentan con sus particularidades, pero a modo general, el control de estos 6 puntos mejorará las perspectivas de un proyecto de despliegue de redes eficiente:

• Comunicación vertical: Es muy importante que desde la cabeza del proyecto hasta el eslabón final de personas haya entendimiento, conocimiento de los objetivos y en la manera en que se pretende alcanzarlos.
• Gestión de materiales: Si te encuentras en un proyecto con instalación de equipamiento y tareas de logística es importante organizar, prever y despachar cualquier tipo de material necesario para el momento de ir a sitio. Mantener en todo momento un cálculo estimado de los materiales necesarios hasta el final del proyecto es clave para evitar demoras. Y no sólo materiales... estado de la flota, permisos de técnicos, accesos y seguros requeridos por el cliente, todo un conjunto de situaciones que si son organizados de antemano nos ahorrarán tiempo y tal vez dinero.
• Ingenierías, surveys, cálculos, alcance técnico: A veces la instalación o crecimiento de la red implica ir a sitio, desplegar personal y recursos para cumplir con las tareas asignadas. Proyectar previamente los requerimientos técnicos puede ahorrarnos más de un viaje a sitio.
• Herramientas adecuadas: No sólo respecto al equipamiento o hardware, contar con software que permita trabajar en forma conjunta entre personal en campo y coordinadores en la oficina. Mejor si dicha herramienta está orientada al negocio de telecomunicaciones para facilitarnos actividades o información relativa a nuestro proyecto. Los datos disponibles en tiempo real ahorran tiempo de trabajo y ayudan a poner antes en producción a la red.
• Revisar los procesos: Una vez iniciado un proyecto no quiere decir que no sea posible re-definir las formas para la próxima ejecución de un trabajo. Si durante la marcha surgen trabas o situaciones que no se preveían, conviene incluirlas como una nueva tarea con el fin de sumarlo al tracking del proyecto.
• Análisis de datos: Reportes, puede ser lo más acertado para revisar el avance en el "mientras tanto", hacer ajustes donde sea necesario, reordenar prioridades y mover recursos hacia tareas más prioritarias. La mejor forma de que no se nos escape nada es manteniendo reportes de todo lo que interesa monitorear, y para ello es clave contar con datos de cada equipo de trabajo de una forma unificada. El envío y compilación de planillas excel genera más problemas que soluciones a la hora de sincronizar avances de muchas áreas diferentes.

Los puntos revisados anteriormente son una aproximación, una secuencia que creemos pueden ser de ayuda según nuestra experiencia en el despliegue de proyectos. Como mencionamos, cada compañía tiene sus propias características, pero lo más importante pasa por hacer foco en la administración de recursos, equipos de trabajo y tareas que deben repetirse en el día a día. Analizar avances, contar con las herramientas que ayuden a conseguir estas metas para estar más conectados.

Si el proyecto ya está iniciado no implica que sea tarde para comenzar a organizar los procesos. Una foto general periódica de toda la situación facilitará a las personas con posiciones de managment para orientar los técnicos en campo, personal administrativo gestionando las órdenes de compra para dichos trabajos y recursos a cargo del despacho de materiales.

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