Crear nueva plantilla de formulario
En la plantilla de formulario se define el tipo y la cantidad de campos a completar en cada formulario. Cada campo se debe completar con una pregunta y preestablecer el formato para su respuesta correspondiente.
Las posibilidades de cada campo son muy variadas: desde texto, coordenada hasta multimedia.
Ruta
Info general
Los datos a completar en el apartado Info General son:
- Nombre : Identificación de la plantilla.
- Versión: Versión plantilla.
- Responsable: Usuario responsable del proyecto.
- Proceso de aprobación: Si lo requiere, se nombrara a la plantilla de aprobación
- Unidad Operativa: Grupo de trabajo a cargo del proyecto.
- Cliente: Empresa usuaria de Sytex.
- Proyecto: Proyecto donde se utilizará el formulario.
- Puede agregar formulario en campo: Permite crear formularios basados en la plantilla desde la versión móvil de Sytex® a aquellos usuarios que tengan el rol adecuado.
- Estado de inicio del Formulario: Se puede seleccionar una de las opciones de la lista desplegable, las mas utilizadas son:
- A confirmar (En caso de no seleccionar otra opción, se toma por defecto este estado)
- Abierto
- En Proceso
- En revisión
- Enviado
- Rechazado
- Aprobado con observaciones
- Aprobado
- Cancelado
(Se debe recordar que en caso de no seleccionar ninguna opción, por defecto se inicia el formulario en el estado A Confirmar).
10. Enviar automáticamente al pasar a revisión: Marcando este opcional, el formulario hace un cambio de estado automático, cuando el usuario asignado define el estado a En Revisión, Sytex® lo envía de forma automática.
11. Aprobar automáticamente al enviar: Similar al opcional anterior, cuando el formulario se encuentre en el estado Enviado, Sytex® lo cambia a Aprobado
12. Requerir inicio de sesión en la vista de documento: El usuario debe loguearse en Sytex® para poder tener acceso a la vista del documento.
13.Desactivar las notificaciones para estos formularios: Evitara que le lleguen push de formularios al usuario asignado u otra configuración de notificación que se le realice a la plantilla.
14.Mostrar avatar: Ya sea de cliente o unidad operativa, se mostrará la imagen de perfil en el documento del formulario.
15.Descripción: Este campo está reservado para que el creador de la plantilla especifique y transmita indicaciones relacionadas al completado del formulario al usuario asignado
16. Comentarios: Campo reservado para incluir cualquier otra información que se considere de importancia pero que no sea relacionada a la descripción de la tarea.
Es muy importante dejar el código del formulario sin completar, el mismo se genera de forma automática
Plantilla
Luego de guardar los datos de Info general aparecerá la opción de completar la Plantilla.
La Plantilla es el modelo de formulario donde se define que datos y como serán solicitados a los usuarios cada vez que se procese un formulario.
Los datos se pueden agrupar en varias categorías y además se pueden crear grupos y subgrupos dentro de cada categorías para su organización.
Cada entrada solicitada en la plantilla puede tener una pregunta, una indicación que sirva como guía al usuario y se puede especificar el tipo de dato a guardar.
Los valores posibles en cada campo son Entrada, Fecha, Área de texto, Acción, Si/No, Opciones, Ubicación, Dirección de IP, Escaneo de código, Multi-entrada, Carga de Archivo y Firma.
| Tipo de entrada | Detalle |
|---|---|
| Entrada | Permite la opción de ingresar texto hasta 150 caracteres, sin la posibilidad de hacer párrafos. |
| Fecha | Permite la opción de ingresar la fecha, o fecha y hora desde móvil. |
| Área Texto | Todo tipo de preguntas que se puedan responder con texto que superen los 150 caracteres o requieran de diferentes parrafos. |
| Acción | Pensado para la solicitud de respuestas tipo multimedia. |
| Si/No | Solo admite respuesta básica tipo Si o No. |
| Opciones | Pregunta tipo multiple choice, con una o más opciones posibles. |
| Ubicación | Permite tomar la ubicación con el GPS del móvil |
| Dirección IP | Para cargar la dirección IP, máscara de red y puerta de enlace. |
| Escaneo de código | Permite utilizar la cámara del móvil como lector de código de barras. |
| Multi-entrada | Múltiples preguntas de tipo texto en una sola entrada. |
| Carga de archivo | Carga de un archivo adjunto de un tipo de extensión preseleccionable. Es muy importante definir que extensión de archivo se permite subir. |
| Firma | Permite ingresar la firma personal utilizando la pantalla táctil o el mouse |
Se pueden activar condicionales por cada entrada que especificaran si la pregunta es obligatoria, si son solo números, si puede editar en una PC, si puede editar en el celular, si se puede adjuntar multitudinaria, solo incluir fotos desde la cámara del móvil y definir cantidad.
| Condicionales entrada | Uso |
|---|---|
| Obligatoria | La respuesta es obligatoria para cerrar el formulario. |
| Solo números | Restringe la respuesta asolo de números. |
| Editable sólo en escritorio | Habilita la edición solo mediante una PC. |
| Editable sólo en móviles | Habilita solo respuestas mediante el móvil. |
| Permitir multimedia | Habilita la inclusión de multimedia. |
| Sólo desde la cámara del móvil | Restringe la incluiso de fotos solo tomadas desde el móvil. |
| Cantidad mínima de fotos requeridas | Permite seleccionar el número de fotos que al menos debe tener la respuesta. |
| Permitir comentarios | Habilita el campo de comentarios al final de la pregunta. |
| Agregar Imagen | Imagen que se mostrará en la pregunta, puede ser un esquema o ejemplo que sirva de ayuda. |
| Mostrar solo si se cumple la condición | La pregunta se mostrará dependiendo de la respuesta de una pregunta predecesora. |
Nota: Cada tipo de pregunta tiene condicionales propios del tipo, por una cuestión de simplicidad se detallo solo los del tipo Entrada
Una opción muy útil dentro de la pregunta tipo Acción, es usar la condición "Mostrar como tarjeta de información", en donde se visualizará como una tarjeta de presentación en la que no necesitará una respuesta.
Por parte de los grupos de preguntas, tenemos las siguiente condiciones de entrada:
| Condicionales entrada para grupos | Uso |
|---|---|
| Nombre | Identificación del grupo |
| Es repetible | Generará tantas veces se indique en el formulario, esta sección de preguntas. |
| Descripción | Especificación del grupo. |
| Mostrar solo si se cumnple la condición | El grupo aparecerá dependiendo de la respuenta de una pregunta predecesora. |
| Ocultar si el usuario no está autenticado | No se mostrará el grupo si el usuario no está logueado. |
Notificaciones
Aquí se configuran las notificaciones que se replicarán en todos los formularios. Pueden avisar mediante push o email, los eventos de notificación que seleccionemos y a que usuario de Sytex se enviarán, que puede formar parte del formulario (como su usuario asignado, revisor, etc) o ajeno al mismo.
Logs
Registra toda la actividad realizada sobre la Plantilla, guardando fecha y usuarios intervinientes.
Nota: Una vez finaliza la plantilla se deberá cambiar el estado a Confirmada para que habilitar la creación de formularios a partir de la misma.
Archivos
Directorio donde se encuentran todos los archivos vinculados con la plantilla de formularios.