Documentos de Referencia

oct. 29, 2020

Como vimos en publicaciones anteriores, en una WBS es posible tener documentos requeridos que nos permiten configurar requisitos a la compleción de ciertas tareas. Hoy traemos una nueva herramienta que nos va ayudar a potenciar estos documentos además de facilitar la forma de manejarlos en nuestros flujos de trabajo. Este nuevo feature son los documentos de referencia.

¡Vamos a ver de qué se trata!


Los documentos de referencia son en esencia documentos requeridos pero que, a través de una plantilla, pueden ser tratados en toda la WBS sin necesidad de asociarlos manualmente a una tarea específica sino que podemos seguirlo a lo largo de nuestro proyecto en varias tareas al mismo tiempo.

Como cualquier otro documento requerido, el de referencia puede ser un objeto del sistema tal como un formulario, una tarea, orden de compra, etc., y también pueden ser archivos que un usuario debería subir.

Para poder crear un documento de referencia, vamos a ver en el menú de edición de plantilla de estructuras de trabajo una nueva opción con el nombre Plantilla de documento de referencia:

Desde el + de la esquina inferior derecha podemos crear una nueva plantilla. Será necesario elegir el Tipo de documento; el resto de información a completar va a variar según el tipo de documento seleccionemos.

Una vez seleccionado el documento se habilita a la izquierda, en la configuración, un campo denominado Información requerida donde habrá ciertos datos a completar de forma obligatoria y que, como dijimos, dependen del tipo de objeto. Completada esta información, presionamos el botón guardar.

Ya tenemos creada la plantilla y la posibilidad de asociarla a las distintas tareas de nuestro flujo. Ahora... Cómo podemos asociarla? es muy sencillo y podremos relacionarla a cuántas tareas necesitemos sin tener que salir del menú para hacerlo tarea por tarea.

Suponiendo que elegimos como documento de referencia un formulario, desde el menú Documentos requeridos y haciendo click en el + podremos ir sumando requerimientos a tareas:

Algunos campos a considerar:

  • Tarea de estructura de trabajo: permite elegir entre las distintas tareas que componen el flujo sobre el que estamos trabajando.
  • Estado requerido: Estado del documento que queremos se cumpla en esa tarea en particular. Puede variar el estado en otra tarea.
  • Crear automáticamente: Tildarlo en todos los documentos requeridos si queremos automatizar esta asociación. Luego podemos elegir si se crea automáticamente cuando se crea la WBS o cuando la tarea está disponible.

Clickeamos el botón guardar, y ya tenemos nuestra primer referencia en una tarea.

Para sumar mas referencias, repetimos el proceso eligiendo otra tarea.

Esta nueva funcionalidad nos permitirá agilizar y mecanizar procesos ya que no tendremos que asignar manualmente a cada tarea un documento. En cambio, con los documentos de referencia podremos configurar dichos documentos en una plantilla y asignarlos a más de una tarea. De esta manera se automatizan procesos que le van a otorgar mayor rapidez a nuestro trabajo.

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