Guía de uso General de Sytex!
Sytex es una plataforma para proyectos de Telecomunicaciones enfocada a tareas georeferenciadas y procesos repetitivos. Priorizamos el diseño y facilidad de uso para ayudar al usuario con el registro de información rápida y simple. Cada colaborador actualiza sus asignaciones, contribuyendo a la información general del equipo. Permite hacer seguimiento de proyectos, contratistas, stoppers, checklists y documentación, asociados a sitios y tareas. El sistema está integrado por los siguientes módulos: Proyectos, Formularios, Red, Sitios, Recursos, Compañías, Depósito, Contabilidad, Reportes.
La herramienta es utilizada para la gestión de proyectos, en donde campo y oficina pueden estar sincronizados e ir trabajando a la par. Desde nuestro lugar, queremos favorecer el trabajo colaborativo y la cooperación entre las diferentes áreas. En el presente documento, daremos a conocer la guía de uso de Sytex, para que puedas tener todos los pasos en un solo lugar. La presentación de los temas se va a estructurar por módulos en los que se desarrollará la descripción detallada de cada una de las propiedades del mismo.
Esperamos que esta guía les sea de ayuda a la hora de poner en práctica lo aprendido. De todas maneras, siempre pueden comunicarse con nuestro equipo de soporte: soporte@sytex.io.
Sin más que decir, pasamos al recorrido por la herramienta, que aguardamos sea de mucha utilidad para ustedes y su trabajo cotidiano.
¡Comencemos!
El listado de contenidos a tratar es el siguiente:
Especificaciones Generales
Paneles
Plantillas
Menú de opciones
Buscador
MÓDULO 1: Proyectos
WBS: Estructuras de Tareas (Work Breakdown Structure)
Tareas
Propiedades de las Tareas
Definir secuencia de tareas
Tarea Crítica
Estados
Stoppers
MÓDULO 2: Formularios
Asignar formulario
MÓDULO 3: Red
Elementos de Red
Formas de creación
MÓDULO 4: Sitios
MÓDULO 5: Recursos
Seguimiento de equipo
MÓDULO 6: Compañías
MÓDULO 7: Depósito
Depósito Virtual
Operación de Materiales
Envíos Completos
MÓDULO 8: Contabilidad
Cotizaciones
Ordenes de Compras (OC) y Ventas (OV)
Recepciones
Facturación
Reporte de Expensas
Nueva cuenta
Asignar cuentas al usuario
Ingresar y crear nuevo reporte de expensas
MÓDULO 9: Reportes
Especificaciones Generales
Comenzaremos con algunas especificaciones generales que te serán de ayuda para utilizar Sytex.
Al ingresar a la plataforma, la pantalla principal se verá de esta manera:
Lo que podemos encontrar aquí, son los diferentes Widgets que nos darán una mirada general sobre lo que tenemos pendiente o lo que estamos trabajando.
Paneles
En algunos módulos tenemos lo que llamamos Paneles. Estos paneles nos darán una vista rápida de los Estados. Por ejemplo, en el panel de tareas, podremos observar las diferentes tareas divididas por el estado en la que se encuentran:
También tendremos la opción aquí de poder filtrar las tareas a través de nuestro buscador y crear una nueva tarea. Lo mismo aplica para cada panel, aunque no sea de tareas.
Los diferentes paneles que podrás encontrar son:
- Panel de WBS
- Panel de Tareas
- Panel de Formularios
Plantillas
Como ya hemos mencionado, Sytex se basa en procesos que puedan ser repetibles. Para que esto sea así contamos con Plantillas que hacen que los procesos que armemos tanto de tareas como WBS, formularios y plantillas de ingeniería, puedan quedar guardados y volver a utilizarse en nuevos proyectos.
A las plantillas las podemos buscar mediante el buscador de cada una de las herramientas que poseen plantillas para aplicar. Por ejemplo, si queremos buscar una plantilla de tareas, nos dirigimos al módulo ‘Proyectos’ y seleccionamos la opción ‘Plantillas de Tareas’. Se nos abrirá un buscador y a la vez podremos crear una plantilla.
Menú de opciones
Existe una barra de herramientas en el costado izquierdo de la pantalla principal. Simbolizado por iconos, encontrarás todos los módulos con sus respectivos elementos para crear, buscar y gestionar lo que necesites.
En la pantalla principal también podremos encontrar, una barra de herramientas secundaria en la parte superior derecha de la pantalla, en donde tendrás las opciones de: un buscador rápido, una opción para agregar elementos de manera fácil, un vínculo al chat de Sytex y por último las notificaciones. A su vez, en el vértice superior derecho, encontrarás tres puntos, los cuales te dirigirán a más opciones.
Buscador
Existen varias maneras de poder buscar algún elemento en Sytex. Podemos ingresar a cada módulo y allí se nos abrirá una pantalla como la siguiente:
Como podemos ver, tenemos varios filtros para poder hacer una búsqueda más exhaustiva y específica de lo que precisamos. Estos filtros es posible guardarlos desde el siguiente ícono:
Nos será posible atribuirle un nombre para poder aplicarlo luego con el ícono:
A partir de allí podremos seleccionar los filtros que guardamos anteriormente.
Otra opción para llevar a cabo una búsqueda, es a través del buscador rápido que se encuentra en la barra superior a la derecha.
Cómo organizar los proyectos de tu empresa con Sytex
MÓDULO 1: Proyectos
Para ingresar al Módulo de Proyectos debemos dirigirnos a la barra de herramientas y seleccionar la primera opción:
Una vez allí se desplegarán las siguientes opciones:
- Proyectos
- WBS
- Panel de WBS
- Plantillas de WBS
- Tareas
- Panel de Tareas
- Plantillas de Tareas
- Stoppers
WBS: Estructuras de Tareas (Work Breakdown Structure)
Dentro del módulo Proyectos, podemos encontrar un elemento fundamental de nuestro sistema que son las WBS.
Una WBS es una estructura de tareas o workflow, la cual está compuesta por una secuencia de tareas que pueden tener diferentes características.
Para crear una nueva WBS debemos dirigirnos al primer módulo de la barra de herramientas y seleccionar la opción WBS. Al seleccionarla se desplegará un buscador, que a su vez contiene en el margen inferior derecho un botón con un símbolo ‘+’. Debemos presionar ese botón:
Una vez que hayamos presionado el botón, se nos abrirá una ventana para comenzar a armar nuestra WBS.
En primera instancia, podemos relacionarla a un Sitio o un Elemento de red (más adelante nos adentraremos en que es un elemento de red). Por otro lado, tenemos que vincular nuestra WBS a un proyecto. A su vez, debemos seleccionar una plantilla de estructura de trabajo, una fecha de solicitud, que por defecto encontraremos la fecha en la que se crea la WBS, y por último establecer una fecha de plan de fin.
Tendremos que asignarle un nombre a nuestra nueva estructura de trabajo, mientras que el código se generará automáticamente una vez que guardemos nuestros pasos.
Tareas
Las tareas son la base del sistema. Es una actividad que alguien tiene que hacer, ya sea una persona o un equipo. A su vez, puede ser un elemento simple o que forme parte de un flujo de tareas. Es decir, podemos crearlas de manera aislada o dentro de una plantilla de estructura de trabajo.
Como ya hemos dicho, es posible crearla dentro de una plantilla de WBS. Se pueden crear varios tipos de tareas. Una vez que estemos dentro de la plantilla de WBS, para crear una nueva tarea, debemos presionar el botón ‘+’ que se encuentra en color fucsia en el margen inferior derecho. Cuando presionemos el botón se desplegará la siguiente ventana:
Lo que debemos hacer a continuación, es presionar el botón ‘Modo completo’, lo que nos dirigirá a la creación de una Tarea. Hay ciertos datos obligatorios que hay que completar, los cuales son:
- Descripción de la tarea: Título o descripción corta de la tarea a realizar
- Plantilla de Estructura de trabajo: Es la plantilla con la que vamos a trabajar, este campo se completa automáticamente si la tarea es creada desde la plantilla.
- Tipo de tarea: Se debe seleccionar de un listado pre-cargado de tipos de tareas de acuerdo a lo que se llevará a cabo.
Propiedades de las Tareas
En cada Tarea se pueden definir determinados campos con información, algunos de los cuales se podrán ver gráficamente en la WBS:
- Duración: Cantidad de días estimados, determinará la cantidad de días totales que se estima para la ejecución de la WBS
- Tarea Predecesora: Es la tarea a ejecutar con anterioridad, es condición para definir el esquema de tareas
- Requiere trabajo de campo: Indica si requiere trabajo en campo y se le asigna las coordenadas de los sitios para la visualización en el mapa
- Supervisión por rol: el grupo que será informado del avance
- Asignación por rol: es el grupo encargado de la ejecución
- Aceptación por rol: es el grupo que podrá dar la conformidad sobre la tarea
- Requiere aceptación: Establece como condición la aceptación de la tarea por parte de un usuario en particular o un rol
- Generar OC: habilita el pedido de Orden de Compra al usuario para un control administrativo
- Generar OV: habilita el pedido de Orden de Venta al usuario
Definir secuencia de tareas
Para poder tener una secuencia de tareas en una WBS, es necesario definir las tareas predecesoras.
En cada tarea se debe ingresar en Info general > tareas predecesoras y tipear barra espaciadora para ver la tareas posibles, seleccionar la tarea que estará inmediatamente por delante, de esta forma se puede ir configurando la secuencia de tareas.
Tarea Crítica
En cada plantilla de WBS es posible configurar una única tarea crítica. Cada vez que generemos una nueva WBS la fecha plan definida se corresponderá con la fecha de finalización de la tarea crítica.
Estados
Tanto las tareas como los formularios poseen estados. Los estados de las tareas son:
- Abierta
- En proceso
- Completada
- En espera
- Completada con pendientes
- Cancelada
Stoppers
Los stoppers se utilizan para indicar problemas que por largo tiempo imposibilitarán la concreción de la tarea.
Desde una tarea se puede crear un stopper dirigiéndose al menú izquierdo de la tarea y seleccionando la opción Stoppers:
Una vez allí, deberán presionar el botón ‘+’ para crear un nuevo stopper.
Los campos obligatorios a completar son: Descripción y Fecha límite. La fecha límite del stopper afectará la fecha de la tarea asociada, como así también las fechas de todas las tarea dependientes en un WBS. Adicionalmente se pueden asignar un usuario o rol responsables para darle seguimiento. No olvides que para la creación de stoppers como de otros objetos deberás presionar el botón guardar que se encuentra en el margen inferior derecho.
Luego de resuelto el problema se deberá cerrar el stopper para continuar con la tarea.
MÓDULO 2: Formularios
Los formularios tienen como propósito la carga de información con un formato específico en una plantilla predefinida. Los datos pueden ser cargados desde un móvil o PC según lo especifique la planilla.
En la plantilla de formulario se define el tipo y la cantidad de campos a completar en cada formulario. Cada campo se debe completar con una pregunta y preestablecer el formato para su respuesta correspondiente.
Las posibilidades de cada campo son muy variadas: desde texto, coordenada hasta multimedia.
Para crear un formulario debes buscar y seleccionar una plantilla, luego cargar proyecto, tarea, elemento de red, sitios afectados y fecha proyectada. Cada formulario tiene un solicitante y un contratista y/o usuarios asignados que serán los responsables de completarlo.
Asignar formulario
Para asignar o reasignar un formulario creado previamente basta con completar los campos contratista y/o usuarios asignados.
Los formularios solo serán visibles para el contratista y aparecerán en su bandeja de entrada cuando el estado del formulario pase a Abierto y sea guardado.
MÓDULO 3: Red
Elementos de Red
Un elemento de red es un equipo u objeto de la red de la empresa sobre la cual se realizarán tareas. Permite seguir puntualmente equipos que muchas veces están dentro de una ubicación técnica (sitio), con sus tareas, formularios y procesos del sistema.
Sytex permite crear tareas, formularios, etc, sobre Elementos de red, Sitios o una combinación de ambos, por ejemplo: un equipo de refrigeración (Elemento de Red), que está dentro del Sitio XX001 (sitio)
Los elementos de red tienen la posibilidad de guardar su jerarquía dentro de la red, para así tener una visualización lógica de elementos padre e hijo. Un ejemplo sería un distribuidor de ADSL, que sería el elemento de red padre de todas las cajas de conexión de usuario (elementos de red hijos).
Un elemento de red es un elemento que sirve para identificar objetos y sus interrelaciones con otros componentes de Sytex, ya sean tareas, formularios, WBS. A su vez, puede formar parte de un sistema de elementos más complejos. Los elementos de red nos permiten jerarquizar nuestro sistema y crear entidades dentro del mismo.
Formas de creación
Existen tres maneras para poder crear un elemento de red:
- Desde la barra de herramientas del costado izquierdo de la pantalla ingresamos al módulo de red y cuando se despliegue la interfaz, seleccionamos ‘elementos de red’. Se expandirá una pestaña de búsqueda. Allí podremos buscar los elementos de red ya creados, pero para comenzar uno de cero, tendremos que presionar el botón ‘+’ que se encuentra en el margen inferior derecho.
Para crear un elemento de red debemos ingresar el tipo (celda, radioenlace, CTO FTTH), como campo obligatorio.
Luego existen las siguientes opciones a completar:
- Tipo de EdR: Seleccionar uno de los tipos ya creados
- Padre: si está vinculado a algún elemento predecesor del que sea un elemento Hijo
- Sitios: si está relacionado a algún sitio en particular, es decir, si posee una referencia geográfica
- Atributos: son las etiquetas que se pueden otorgar para clasificar o separar
- Código de cliente
- Dirección: si la posee
- Comentarios
Una vez completado, le pondrás un nombre y deberás guardarlo
Al guardarlo, tendrás a tu izquierda, diferentes módulos para adicionar a tu elemento de red.
2. Si lo que buscas es agregar un elemento de red de forma sencilla, para eso es la Ruta 2 de acceso directo a la creación de un elemento de red. Deberás dirigirte a la barra de opciones del margen superior derecho, clickear el botón 'Agregar elemento' simbolizado por un signo '+' y elegir la opción 'Elemento de red'. De forma directa se expandirá una pestaña para crear tu Elemento de red siguiendo los pasos anteriormente mencionados en la Ruta de acceso número 1.
3. La tercer manera de poder crear un EdR es desde la Herramienta de importación. Para hacerlo, debemos dirigirnos a la barra de herramientas que se encuentra en el sector superior derecho, presionar el botón '+', y seleccionar la herramienta de importación. Desde allí, debemos elegir el Tipo de objeto que queremos crear.
Lo que nos permite la Herramienta de importación, es poder crear varios elementos de red de forma simultánea. De esta manera, podemos copiar la información desde un archivo tipo XLS o XLSX y crear varios elementos de red.
MÓDULO 4: Sitios
Los Sitios son lo que le dan a los proyectos la característica de ser georeferenciados. Podemos localizarlos a través de los sitios. Para crear o buscar un sitio debemos acceder al módulo Sitios en la barra de herramientas al costado izquierdo de la pantalla.
Una vez allí podemos buscar sitios, o crear un sitio nuevo a través del botón:
Tanto en proyectos, como en WBS, tareas, etc, se podrá asignarle un Sitio.
MÓDULO 5: Recursos
Denominamos recursos a todo el personal que utiliza la herramienta. Estos se encuentran distribuidos en el sistema como: Personal, Equipos, Flota y Seguimiento de equipo.
Personal hace mención a los staff pertenecientes a la empresa, puede acceder al buscador mediante la barra lateral izquierda. De requerir nuevos usuarios puede comunicarse con soporte de Sytex para solicitarlos.
Equipo es una forma de agrupar personas para ser utilizados en los chats que requieren comunicarse con esos grupos de trabajo, otorgándole un rol dentro del grupo. Al crear un chat puede solo agregar al Equipo y podrá comunicarse con todos los usuarios que contiene el mismo.
Flota es utilizado para indicar los vehículos con su respectivo encargado y a través de una integración con el sistema original que maneja su empresa, poder georeferenciar en tiempo real el utilitario.
Seguimiento de equipo
Existe la posibilidad de trackear a un usuario o grupo de usuarios a través de la aplicación móvil de Sytex. Para crear un nuevo equipo puede seleccionar el “+” fucsia del buscador de “Tracking times frames”, asignarle un nombre y de ser necesario una unidad operativa y comentarios. Al guardar el equipo, se le habilitará la sección de usuarios en la misma solapa, Allí podrá cargar uno a uno los usuarios que conformarán el equipo de seguimiento (ellos necesitarán aceptar su solicitud para ser trackeados). También tendrá a su disposición la sección “Items” donde se configurarán los días y horarios que se desea hacer el seguimiento.
Podrá utilizar el informe de seguimiento, para visualizar por fecha o usuario el recorrido realizado.
MÓDULO 6: Compañías
Seleccionando Compañías, se le desplegarán las opciones: Proveedores, Clientes y Unidad Operativa.
Desde el buscador de Proveedores, podrá visualizar las empresas contratistas y sus respectivos usuarios dentro de ellas. Para solicitar la creación de nuevos usuarios contratistas, pueden contactarse con nuestro Soporte, los mismos podrán ingresar a nuestra plataforma y trabajar con los elementos que necesiten de acuerdo a los permisos que se les otorguen. Por ejemplo, ellos podrían ser los encargados de completar formularios de campo desde la aplicación móvil.
Clientes son aquellas empresas que contratan su servicio. Los proyectos, plantillas, elementos de facturación, etc. pueden tener indicado el cliente para el cual se realizan los mismos.
Unidad Operativa es una manera de fraccionar su empresa por áreas. Esto también permitirá limitar los permisos de los usuarios para que solo puedan trabajar en los objetos de ciertas áreas.
MÓDULO 7: Depósito
Dentro de este módulo encontraremos las secciones para trabajar con los elementos de warehouse.
Depósito Virtual
Cada Depósito tendrá su respectivo stock de material y posición en la que se encuentran esos materiales. El stock de los materiales podrá visualizarse en tres partes: el stock total, disponible y comprometido, este último hace referencia a la cantidad de stock materiales que están siendo utilizados en operaciones de materiales no completadas. Más adelante explicaremos las Operaciones de Materiales y Envíos Completos, con los que se modificarán los stock de materiales.
También puede ver el stock de cada materia en todos los depósitos, sus envíos, movimientos y códigos ingresando a la sección Materiales desde la barra lateral.
Operación de Materiales:
Aquí se encuentran los movimientos de materiales que pueden ser de tipo “Entrada”, por ejemplo ingresos de nuevos materiales, “Movimientos”, “Retorno” y “Destrucción” . Estos movimientos se pueden asociar a distintos objetos del sistema: Personal, Proveedor, Depósito, Elemento de Red o Sitio.
Se pueden completar los datos cuando las operaciones estén en el estado “A confirmar” y una vez que se realiza la operación se pasa al estado “Confirmada”.
La herramienta de importación es útil para cargar ítems de materiales en una Operación de materiales de manera masiva. Al igual que los otros elementos puede acceder a las operaciones de materiales a través de la barra lateral izquierda o a la herramienta de importación a través del signo ‘+’ en la barra superior. En la siguiente imágen se muestran las dos opciones para cargar ítems en una misma operación de materiales de tipo “Entrada”:
Envíos Completos
Los Envíos completos son utilizados para mover materiales desde un origen que posea stock (deposito, sitio, etc) a un Sitio en particular.
El sitio destino se indicará en la Información General del Envío, y el origen de cada material en la sección Materiales del mismo, al cargar cada ítem de material. Una vez cargado el ítem, se descontará el stock comprometido de ese material.
Se parte del estado A confirmar, en el cual se completará la info necesaria para realizar el Envío, una vez finalizada esa etapa se cambiará al estado a Confirmada.
Luego pasará por los estados En preparación y Preparada, en donde se armará el pedido.
Una vez que el envío esté “En tránsito”, se descontará del stock disponible de los materiales.
A modo de ejemplo, se realizó un envío que partió con un stock total y disponible de 10 materiales en depósito origen y 0 comprometidos
Al pasar a “Entregada”, se descontará del stock total los materiales y podrá ser visualizado como stock en el sitio destino.
En el módulo de Depósito, también encontrará plantillas de operaciones de materiales, que al igual que los formularios, tareas o WST podrá utilizar para tener pre-seteada este movimiento.
MÓDULO 8: Contabilidad
En este módulo encontraremos distintos objetos que se pueden interrelacionar entre ellos y con los demás elementos que ya estuvimos desarrollando.
Los objetos del sistema que componen el módulo de contabilidad son:
- Presupuestos
- Lista de precios
- Cotizaciones
- Órdenes de venta y órdenes de compras
- Recepciones de OC y OV
- Facturas
- Expensas
Cotizaciones
Esta tarjeta permite que los usuarios coticen el trabajo a realizar a través de la carga de ítems o también presentando la cotización en un archivo en su sección “Archivos”.
La cotización puede ser un requerimiento de una tarea o ser creada de manera manual, desde la barra lateral, ingresando a su buscador y seleccionando el +.
El encargado de realizarla, carga sus datos en el estado ‘A confirmar’ y luego cambia el estado a ‘Confirmada’. El staff decide Aprobar o Rechazar la misma, si es rechazada vuelve al contratista y si es Aprobada se generará una Orden Compra ‘A agregar’.
Una vez finalizada la Orden de Compra (OC), la cotización se pasará automáticamente al estado Procesada.
Ordenes de Compras (OC) y Ventas (OV)
Las órdenes de compras y ventas se pueden crear de manera manual o través de la configuración de una tarea. La primera opción se realiza a través del camino marcado para otros elementos; barra lateral→Contabilidad→Orden de Compra(u Orden de Venta)→ + , agregando los ítems que pueden estar relacionados con elementos de red o sitios del sistema.
Para la segunda opción la OC puede estar relacionada con una cotización o con una tarea sin cotización, En el primer caso puede ingresar al widget de Órdenes de Compra a agregar y podrá visualizar todos los proveedores con su respectiva tarea y cotización. Haciendo click sobre la selección en que desee crear la orden de compra y sobre el +, podrá abrir una tarjeta con toda la información.
También está la opción de crear una orden de Venta o de Compra a través de una tarea pre-seteada en su sección de Contabilidad:
Una vez que se pueda trabajar la tarea (es decir que la misma pase a En Proceso), podrá encontrar las ordenes en los widget de Orden de Venta a Agregar (u Orden de Compra), en donde podrá realizar el mismo procedimiento que se vio anteriormente. Una vez generadas las Órdenes se podrá visualizar las líneas de OC u OV en la tarea.
Recepciones
Ingresando desde la tarea en la línea de OV, podrá acceder a la sección de recepciones y agregar una nueva Recepción relacionada con dicha OV.
Facturación
Una vez generadas las recepciones, podrá utilizar el widget de Recepciones, para crear su factura. En la tarjeta de “Factura a agregar”, se desplegará por Cliente→Proyecto→OV→Recepción .
Los datos mínimos a completar en la factura son: Tipo de Factura, Cliente e impuesto en cada ítem de factura.
Reporte de Expensas
Los reportes de expensas te ayudarán a llevar la cuenta de los gastos de cada proyecto, administrados a través de diferentes cuentas. Es una herramienta muy útil para poder tener un registro claro y conciso.
El reporte estará dividido en cuentas, a partir de las cuales se podrá asignar un usuario a una o varias cuentas. Esto nos proporciona la ventaja de poder individualizar los balances para cada cuenta (cada cuenta trabajará con una moneda específica), permitiendo realizar reportes globales.
Nueva cuenta
Para generar una cuenta, primero y principal, tenemos que tener los permisos necesarios para hacerlo. Debemos ir a las opciones que se encuentran en el margen superior derecho, simbolizadas por tres puntos verticales. Luego seleccionar 'cuentas de gastos'. Cuando se muestre la ventana emergente clickear el botón con el signo +.
Tendremos que otorgarle un nombre a la cuenta, y elegir la divisa en la que se cotizará.
Si tildamos la opción 'Por defecto', se asignará la cuenta a cada usuario que se cree dentro del proyecto.
Luego necesitaremos crear 'categorías de expensas' para poder añadirlas en los ítems del reporte. Procederemos de la misma manera que para crear una cuenta: desde las opciones seleccionaremos 'categorías de expensas', a continuación el signo + y le asignaremos un nombre a la categoría.
Asignar cuentas al usuario
Ingresamos al perfil al que queremos asignar la cuenta. Una vez allí, iremos a la opción 'cuentas de gasto de usuario'. Pulsamos el botón con el signo + para asignar una nueva cuenta.
Ingresar y crear nuevo reporte de expensas
Para dirigirte al Reporte de expensas, deberás acceder a la ventana de contabilidad desde la barra de herramientas.
Lo que nos va a permitir este nuevo módulo, es poder cargar los gastos realizados durante un proyecto. Se podrán subir a través de ítems en el reporte.
Para crear un nuevo reporte de expensas, debemos ingresar a través de la barra de herramientas y clickear el botón + que se encuentra en el borde inferior derecho:
Luego emergerá una ventana como la siguiente 👇
Para agregar ítems, deberás entrar a las opciones 'ítems', que se encuentran en el costado izquierdo, y puedes agregar cuantos ítems necesites pulsando el botón con el signo +. Estos ítems indicarán cada uno de los gastos detallados.
Los datos que debemos completar para crear un nuevo ítem son:
1. La fecha de creación
2. La categoría a la cual pertenece el ítem
3. Una breve descripción
4. Importe
5. Divisa
También podremos asociarlo a un proyecto determinado. Si agregamos estas expensas a otra persona es necesario nombrar el proyecto al que está vinculado.
El reporte de expensas presenta cuatro estados posibles:
- Borrador: se cargan los ítems que gastamos
- Presentado: una vez finalizado el reporte y sin ítems por agregar se presentan los gastos
- Aprobado/rechazado: se aprobará o rechazará el reporte o alguno de los ítems presentados
Cuando se aprueba el reporte, impactará en el balance del usuario.
Accediendo a la pestaña de contabilidad, debemos seleccionar la opción 'pagos'. Luego hacer click en el botón con el signo +, del cual se desplegarán tres botones con diferentes opciones.
El primero de ellos es para 'agregar un nuevo pago'. Tendremos que seleccionar el nombre del dueño de la cuenta, la cuenta de gastos del usuario que deseamos pagar y el monto.
La segunda opción es para realizar un 'adelanto en efectivo'.
Por último, encontramos la opción de 'devolución de gastos'.
Hay que tener en cuenta, que estas acciones se efectúan hacia la cuenta de la persona.
MÓDULO 9: Reportes
El módulo de reportes contempla un registro a través de gráficos, tablas y mapas de: Formularios, WBS, Contabilidad, Licencias y eventos del Chat. Aquí es posible tener una visión completa de los elementos mencionados anteriormente para ver el proyecto de manera resumida, realizar análisis y tomar decisiones.
Los reportes incluyen gráficos de torta y barra, mapas y tablas, en donde se podrá filtrar por distintos objetos para hacer un reporte más específico.
A modo de ejemplo en el siguiente video hemos obtenido un reporte de formularios, perteneciente a la Unidad Operativa “Sytex”, en donde se muestra su respectiva información:
Una funcionalidad bastante utilizada en Sytex es la opción de exportar links desde los buscadores o reportes, para utilizarlos como consultas en plataformas de BI.
Esto se realiza desde el buscador en el que se esté, seleccionado los tres puntos de más opciones que se encuentran en el rincón inferior-izquierdo. Allí se desplegará la opción de exportar como hoja de cálculo las distintas informaciones o de exportar cada una de ellas como orígenes de datos. Clickeando la segunda opción le aparecerá un link y una serie de indicaciones para colocarlo en su Excel, pero también puede ser utilizado para otros softwares similares.
