Implementación Formularios End to End
Intro
El formulario es una de las principales herramientas en Sytex y está pensado para que el usuario tenga una experiencia intuitiva. Al final del artículo, el lector tendrá una idea general de todo lo necesario para implementar un proyecto con formularios.
Los formularios en la App de Sytex son la mejor forma de recolectar información en campo. Una plantilla bien diseñada permite ordenar y normalizar los datos, ayuda a que el personal en campo entienda correctamente los pasos que debe realizar y no olvide ninguno, ya que completar todas las preguntas es una condición necesaria para enviar el formulario.
Algunas ventajas adicionales de trabajar con formularios son: reducción del error humano y añadir veracidad a la información. Muchos datos, como las coordenadas y fechas, son tomados de manera automática del móvil, y no pueden ser modificados por el usuario. Otra ventaja, es la conexión permanente entre el dispositivo móvil y el servidor, se sincroniza cada respuesta mientras el formulario es completado. El personal de oficina puede ver la información en tiempo real desde cualquier dispositivo con acceso web. Si su celular no tiene conexión de datos, se puede trabajar en modo offline para luego subir la información cuando tenga señal o conexión wifi.
La casuística de los formularios es muy diversa, podemos mencionar relevamientos, auditorias, checklist de inicio de obra, control de materiales, auditorias, finales de obra, presentación de permisos, pedidos internos. Todo el tiempo surgen nuevos usos a partir de la necesidades de los proyectos.
Luego de varias implementaciones en diferentes proyectos encontramos algunos pasos que ayudan al despliegue de formularios de manera simple y ordenada.
Vamos a trabajar con plantillas, formularios, vistas de formularios para obtener una implementación completa en 7 pasos.
Siempre será necesario que nuestro usuario cuente con todos los permisos correctos para realizar todas las configuraciones que se muestran en este documento.
1.- Configurar plantilla
El primer paso es definir que información necesitamos incluir en el formulario, si ya tenemos un modelo del documento, doc, excel, pdf, sirven como punto de partida. El siguiente paso es crear la plantilla y cargar cada pregunta, seleccionando el tipo de dato que se ingresará para completarla. Es posible definir grupos de preguntas para organizar mejor el form. Una configuración muy útil es la "Regla de visualización", con ella definimos pregunta o grupo que se habilitaran o no en función de la respuesta anterior. Por ejemplo, un pregunta "¿Sitio de riesgo?" tipo Si/No, solo habilitará el bloque de preguntas correspondiente a sitios de riesgo si la repuesta es Si. De está manera logramos un formulario dinámico que se va adaptando en función de la respuestas del usuario.
Crear nueva plantilla de formulario
2.- Probar plantilla en la APP
Bien, ya tenemos la plantilla! Ahora tenemos que probarla, tenemos que ponernos en los zapatos del usuario de campo y verificar si el formulario que diseñamos cumple con los requisitos y si la dinámica de obra coincide con el orden de las preguntas. Si el orden, el tipo y la cantidad de preguntas son correctos, el usuario en campo necesita menos tiempo para completarlos y logramos una mayor producción. Debemos crear una formulario, asignarlo a nuestro usuario, loguearnos en la APP, completar el formulario y enviarlo.
Primeros paso con la APP en Sytex
3.- Verificar vista documento html
Tenemos un formulario enviado, esto implica que tiene la totalidad de las respuestas y el usuario que lo completó ya no puede editarlo. La vista de documento html es muy útil , ya que muestra la información bien ordenada y algunos plus sobre otros formatos, podemos hacer zoom en las imágenes, ver puntos de coordenadas en el mapa y disponemos de un menú para navegar en el documento. Este link puede ser configurado como público o privado. En caso de configurarlo en modo público lo podemos enviar por mail o chat a cualquier persona para que lo visualice y no ocupa espacio, gran ventaja si lo comparamos con los documentos en formato doc o pdf.
Vista tipo documento web
4.- Ajustar plantilla
Ahora que hicimos el ciclo completo de hacer una plantilla, asignarla y completar el formulario es muy probable que encontremos errores o tengamos ideas para su mejora. Es el espíritu de form en Sytex, es muy simple ir a la plantilla y hacer los ajustes necesarios para poder crear la nueva versión de formulario.
5.- Crear formularios por lotes - Importador de formularios
Podemos crear los formularios uno a uno como vimos en un punto anterior o crear los formulario por cantidad utilizando la herramienta de importación, una ayuda muy valorada en los proyectos que manejan grandes volúmenes. En un Excel organizamos los datos que nos pide el importador como plantilla: usuario asignado y proyecto, luego debemos copiar y pegar en el importador, y finalmente hacer clic en el botón verde para que comience a trabajar. La interfaz es muy amigable, pintará en verde la lineas de los formularios exitosamente creados y amarillo los que tienen problemas, indicando en rojo el dato puntal donde se encuentra el conflicto.
6.- Exportar formularios
Se puede extraer la información contenida en los formularios de varias maneras, la más fácil es abrir el buscador de formularios desde menú, descargar un Excel con la info general del form o las repuestas ordenadas por filas. Éste último reporte puede ser muy grande para Excel o irse por time out, es siempre recomendable previamente aplicar los filtros de formularios. En el caso que el volumen de datos del proyecto así lo demande podemos disponibilizar los datos en vista de la base de datos.
7.- Ver reportes sytex
Sytex dispone de un reporte general sobre los formularios que muestra los estados y la ubicación en el mapa, puede ser filtrado por proyecto, plantilla y otros datos.
Los datos que veremos en el reporte dependen de la configuración que realicemos en los filtros. Dicha configuración puede ser guardada para llamarla la próxima vez que necesitemos el reporte.
Conclusión
El formulario es un herramienta muy útil para recolectar y almacenar información de los proyectos, también facilita el control de calidad de los datos y una vez en el servidor, nos da seguridad de que nunca se perderá.
Es clave para lograr el éxito y evitar resistencias en la implementación, confeccionar una plantilla de ágil llenado, con el balance justo de información y estar abiertos siempre a las mejoras, el punto de vista del personal de campo siempre debe ser apreciado.
La presentación del documento html facilita el control y puede ser presentada a terceros, otras áreas o clientes.