Módulo Contabilidad
Todas las funcionalidades de contabilidad son un complemento al módulo de proyectos, el cuál es el corazón de Sytex. El objetivo es simplificar el seguimiento de los aspectos contables relacionados con la obra y automatizar los requerimientos de cotizaciones, órdenes de venta, órdenes de compras y autorizaciones para la facturación. Siempre notificando de manera automática a los responsables de las actividades pendientes y el momento en que deben comenzar su ejecución.
El caso de uso de cada empresa depende de los procesos internos que maneja y si posee o no un ERP. En este último caso Sytex puede trabajar de forma conjunta con el otro sistema vinculándose de manera manual o bien vincularse mediante tablas o API's si el cliente así lo requiere. Se pueden manejar los estados de las OV y OC sin montos para notificar los responsables de las tareas a ejecutar.
Los objetos del sistema que componen el módulo de contabilidad son:
- Lista de precios
- Cotizaciones
- Órdenes de venta y órdenes de compras
- Recepciones de OC y OV
- Facturas
- Expensas
Flujo de Trabajo con Funciones Contables
Aquí describiremos un proceso típico, el cuál no es único, ya que pueden surgir muchas variantes.
- Carga de OV validando el comienzo de la obra.
- La compañía asigna una obra a su proveedor mediante un flujo de trabajo, el cuál posee una cotización como requerimiento.
- El contratista cotiza el trabajo utilizado los ítems de una lista de precios y envía la cotización.
- La compañía aprueba la cotización si está todo correcto y automáticamente se genera un pedido de OC al departamento de contabilidad.
- Contabilidad procesa la OC, la tarea se completa automáticamente para que el flujo continúe.
- Obra aceptada, solicitar la Recepciones para la OV al cliente y generar la recepciones para la OC del contratista
- Emitir factura
- Proceso de expensas durante todo el proyecto
Descripción de los Diferentes Objetos Contables
El responsable carga la OV proveniente del cliente
Lista de precios: se pueden manejar varias listas y en diferentes monedas. El sistema de permisos permite que solo los usuarios designados puedan editarla.
Cortización: El usuario contratista o staff selecciona tipo y cantidad de ítems desde la lista de precios.
En los tableros de contabilidad aparece la OC pendiente de creación con los datos de tarea asociada, proveedor, proyecto y cotización aprobada
El sistema muestra las órdenes de venta cuyas recepciones están pendientes
Luego de la carga de las recepciones se muetra en un resumen las OC listas para factura y finalmente se puede emitir la factura. La emisión de factura requiere la configuración por código de todas las cuestiones impositivas. Hoy solo está aplicado en Argentina.
Diferentes indicadores sobre las actividades contables. Dependiendo de la función del usuario deberá prestar atención a uno u otro widget
Resumen con números contables del proyecto y cada una de sus obras. Tambien es posible obtener un reporte similar de un WBS particular.
Resumen
El módulo contabilidad cubre de una manera simple los principales requerimientos contables para manejar un proyecto, pero si la compañía ya tiene un software especializado de contabilidad, Sytex puede trabajar a la par como nexo entre las áreas de contabilidad y proyectos.