Módulo de Aprobaciones
Este nuevo módulo te permitirá configurar un proceso de aprobaciones entre dos estados, agregando todas las complejidades de caminos de aprobaciones que requiera cada proceso. Esto puede aplicarse a cualquier objeto del sistema que tenga estados.
Estos procesos de aprobación están pensados para solicitar a una persona o grupo de personas que apruebe o no un tarea o formulario entre dos estados.
En esta nota te mostraremos como configurar un proceso de aprobación y cómo agregar las características pertinentes a dicho proceso.
Crear una plantilla de proceso de aprobación
Para poder aplicar un proceso de aprobación, necesitamos crear una plantilla, para luego poder aplicarla a la tarea o formulario que necesitemos.
Para crear una plantilla debemos dirigirnos a 'Más opciones', simbolizado por tres puntos verticales en el margen superior derecho de la pantalla principal. Una vez allí se desplegarán las opciones y seleccionaremos 'Plantilla de aprobaciones'. Se abrirá el buscador y tendremos que seleccionar el símbolo '+' que se encuentra en el vértice inferior derecho:
Aquí representaremos los pasos completos:
Lo que debemos completar para crear la plantilla de aprobación es:
- Tipo de objeto: Si es un formulario o una tarea
- Estado de inicio: Es el estado en el que va a iniciar la aprobación
- Aprobación mueve a: Si se aprueba, se selecciona en este item el estado al que pasará una vez aprobado
- Rechazo mueve a: En caso de ser rechazado, aquí tenemos que seleccionar el estado al que se moverá la tarea o formulario
Tenemos la opción, a su vez, de tildar 'Iniciar automáticamente', la cual iniciará el proceso automáticamente una vez que llegue al estado en el cual necesita la aprobación, sin necesidad de hacerlo manualmente.
En las opciones del menú, tendremos 'proceso', aquí podremos crear las condiciones del proceso de aprobación. Las condiciones que podremos seleccionar son:
- Todos aprobados: Se necesita la aprobación de todos aquellos a los que hemos solicitado el proceso de aprobación
- Cualquier aprobado (espera por todos): Con una aprobación por parte de alguno de los que se haya solicitado aprobación ya se encontraría aprobado pero espera a que todos contesten, ya sea aprobando o no
- Primera aprobación: Con la primera aprobación se aprueba el proceso
- Primer rechazo: Con el primer rechazo el proceso queda rechazado y se mueve al estado que se seleccionó
Aquí también podemos seleccionar el nombre de quien se solicita aprobación y el rol.
Podemos agregar cuantas etapas necesitemos presionando el botón:
Aplicar una plantilla de aprobación
Una vez que ya tenemos la plantilla creada, es hora de aplicarla a nuestra tarea o formulario. Tenemos que seguir los siguientes pasos:
Primero, debemos dirigirnos a la tarea dentro de la Plantilla WBS y luego en la opción 'Proceso de aprobación' seleccionar la plantilla de aprobación que necesitamos utilizar.
Cómo aprobar formularios o tareas con el módulo de aprobaciones
Para poder aprobar una tarea o formulario, deberás tener el rol correcto al cual se le haya asignado la aprobación de dichos elementos. Podremos darnos cuenta si tenemos el rol correspondiente ya que la acción de aprobación aparecerá en colores, de no tener el rol correspondiente para poder aprobar una tarea o formulario aparecerá en gris, lo cual no permitirá llevar a cabo la acción.
Para ver rápidamente si tenemos alguna tarea pendiente de aprobación podremos recurrir al widget existente en la pantalla principal. Allí aparecerán todos los elementos pendientes de aprobación para tu rol.
Si seleccionamos el elemento pendiente que figura en el widget nos dirigirá al buscador de dicho elemento sobre el cual podremos seleccionarlo para ingresar al mismo.
Si queremos ver los diferentes elementos que están pendientes o que necesitan aprobación, podremos ingresar al buscador - en este caso tomamos como ejemplo si queremos ver que tareas están pendientes de aprobación - y seleccionamos el filtro 'Necesita aprobación'. Al buscar aparecerán todas aquellas tareas que estén pendientes de aprobar.
