Implementação de formulário End to End

abr. 23, 2021

Introdução
O formulário é uma das primeiras ferramentas criadas no Sytex, é um desenvolvimento que amadureceu ao longo do tempo, cobrindo as diferentes necessidades dos usuários e foi pensado para que o usuário tenha uma experiência intuitiva. Ao final do artigo, o leitor terá uma ideia geral de tudo o que é necessário para implementar um projeto com formulários.

Sempre será necessário que nosso usuário tenha todas as permissões corretas para realizar todas as configurações mostradas neste documento.

O App e o formulário compõem o braço do Sytex em campo para coletar informações, um template bem projetado permite ordenar e normalizar as informações, ajuda a equipe de campo a entender corretamente os dados que devem levar e não esquecer nenhum, já que completam todos perguntas é uma condição necessária para o envio do formulário.

Algumas vantagens adicionais de trabalhar com formulários são: redução de erro humano e adiciona veracidade às informações, muitos dados como coordenadas e data são retirados automaticamente do celular, não podendo ser modificados pelo usuário. Outra vantagem é a conexão permanente entre o dispositivo móvel e o servidor, cada resposta é sincronizada enquanto o formulário é preenchido. A equipe do escritório pode visualizar informações em tempo real de qualquer dispositivo com acesso à web. Se o seu celular não tiver uma conexão de dados, você pode trabalhar no modo offline e carregar as informações quando tiver um sinal ou conexão wi-fi.

A casuística dos formulários é muito diversa, podemos citar levantamentos, auditorias, checklist de início de trabalho, controle de materiais, auditorias, término de trabalho, apresentação de permissões, despachos internos. Novos usos surgem o tempo todo a partir das necessidades dos projetos.
Após várias implementações em diferentes projetos, encontramos alguns passos que auxiliam na implantação de formulários de forma simples e ordenada.

Vamos trabalhar com modelos, formulários, visualizações de formulários para obter uma implementação completa em 7 etapas.

Modelo de formulário, onde as perguntas são configuradas
Vista do formulário no escritório, as respostas podem ser baixadas aqui no APP
Visualização do documento em html do formulário, a mesma informação melhor ordenada para revisão ou apresentação a terceiros.

1.- Configurar template

O primeiro passo é definir quais informações devemos incluir no formulário, se já temos um modelo do documento, doc, excel, pdf, eles servem como ponto de partida. O próximo passo é criar o template e fazer o upload de cada questão, selecionando o tipo de dado que será inserido para completá-la. É possível definir grupos de questões para melhor organizar o formulário. Uma configuração muito útil é a "regra de exibição", com ela definimos a questão ou grupo que será habilitado ou não com base na resposta anterior. Por exemplo, uma pergunta "Site em risco?" digite Sim / Não, só irá habilitar o bloqueio de perguntas correspondentes a sites de risco se a resposta for Sim. Desta forma, alcançamos uma forma dinâmica que se adapta de acordo com as respostas do usuário.

Criar um novo modelo de formulário

2.- Teste o modelo no APP

Blz, já temos o modelo! Agora temos que testar, temos que nos colocar no lugar do usuário de campo e verificar se a forma que projetamos atende aos requisitos e se a dinâmica de trabalho coincide com a ordem das perguntas. Se o pedido, o tipo e a quantidade de perguntas estiverem corretos, o usuário em campo precisa de menos tempo para respondê-las e alcançamos maior produção. Devemos criar um formulário, atribuí-lo ao nosso usuário, fazer o login no APP, preencher o formulário e enviá-lo.

Criar novo formulário

Como entrar no Sytex

Primeiros passos com o aplicativo em Sytex

3.- Verifique a visualização do documento html

Temos um formulário enviado, isso significa que ele contém todas as respostas e o usuário que o preencheu não pode mais editá-lo. A visualização do documento html é muito útil, pois mostra as informações bem ordenadas e algumas vantagens em outros formatos, podemos ampliar as imagens, ver pontos de coordenadas no mapa e temos um menu para navegar no documento. Este link pode ser configurado como público ou privado. No caso de configurá-lo em modo público, podemos enviá-lo por e-mail ou chat a qualquer pessoa para visualizá-lo e não ocupa espaço, uma grande vantagem se compararmos com documentos em formato .doc ou .pdf .

Visualização de documento da web(ES)

4.- Ajustar modelo

Agora que completamos o ciclo completo de confecção de um template, atribuindo-o e preenchendo o formulário, é muito provável que encontremos erros ou tenhamos ideias para seu aprimoramento. É o espírito do formulário no Sytex, é muito simples ir ao modelo e fazer os ajustes necessários para poder criar a nova versão do formulário.

5.- Criar formulários em lote - Importador de formulários

Podemos criar os formulários um a um como vimos anteriormente ou criar os formulários por quantidade utilizando a ferramenta de importação, uma ajuda muito valiosa em projetos que tratam de grandes volumes. Em um Excel organizamos os dados que o importador nos pede como template, usuário e projeto atribuídos. Depois devemos copiar e colar no importador, e por fim clicar no botão verde para começar a trabalhar. A interface é muito amigável, pintará em verde as linhas dos formulários criados com sucesso e em amarelo os que apresentarem problemas, indicando em vermelho o ponto de dados onde se encontra o conflito.

Ferramenta de importação(ES)

6.- Exportar os formulários

As informações contidas nos formulários podem ser extraídas de várias formas, a mais fácil é abrir o buscador de formulários no menu, baixar um arquivo Excel com as informações gerais do formulário ou as respostas ordenadas por linhas. Este último relatório pode ser muito grande para Excel ou expirar, é sempre aconselhável aplicar previamente os filtros do formulário. Caso o volume de dados do projeto o exija, podemos disponibilizar os dados na vista da base de dados.

7.- Ver relatórios do Sytex

O Sytex possui um relatório geral sobre os formulários que alteram os estados e a localização no mapa, podendo ser filtrado por projeto, cronograma e outros dados.
Os dados que veremos no relatório dependem da configuração que colocamos nos filtros. Essas configurações podem ser salvas para chamar na próxima vez que precisarmos do relatório.


Conclusão

O formulário é uma ferramenta muito útil para coletar e armazenar informações de projetos, pois também facilita o controle de qualidade dos dados e uma vez no servidor, nos dá a garantia de que nunca serão perdidos.
É fundamental para alcançar o sucesso e evitar resistências na implantação, para fazer um molde de preenchimento ágil, com o equilíbrio certo de informações e estar sempre aberto a melhoras, o ponto de vista da equipe de campo deve ser sempre valorizado.
A apresentação do documento html facilita o controle e pode ser apresentado a terceiros, outras áreas ou clientes.

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