¿Qué es un workflow y cómo lo aplico en mi empresa?

Desde una perspectiva abstracta, un workflow de trabajo puede considerarse una representación del trabajo real, un patrón de una actividad repetible que forma parte de la rutina de la empresa. Se puede representar como una secuencia de operaciones, realizada por una persona, un equipo o incluso un proveedor.

Un workflow es la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información, pasen de un colaborador a otro acorde a una jerarquía determinada y siguiendo reglas o patrones preestablecidos con anterioridad.

Esta definición es bastante previsible ya que simplemente con su traducción al castellano -flujo de trabajo- nos da una idea general de lo que engloba; sin embargo, caer sólo en la definición puede no abarcar el alcance real del término, por lo que vamos a analizar algunos detalles más.

¿Cómo armar un flujo de trabajo?

Acorde a los proyectos e implementaciones que lleva a cabo la empresa, un flujo de trabajo del tipo Repetible asoma como la mejor opción para comenzar a organizar los procesos.

La principal ventaja de esta metodología radica en su flexibilidad ya que permite esquematizar tareas con una estructura que ha sido preestablecida pero que puede ser ajustada a las necesidades de cada caso, aportando dinamismo a las tareas diarias.

Pasos necesarios en el método de creación de un flujo de trabajo

Sin importar qué esquema requieran los proyectos, el método de creación de un flujo de trabajo es muy sencillo y no varía:

1. Definir objetivos.
2. Diseñar el plan.
3. Implementar.
4. Medir resultados.
5. Corregir/innovar.

Analicemos un poco más en detalle los puntos anteriores.

1.- Definir objetivos

En primer lugar, hay que tener claro cuáles son los objetivos a alcanzar.

Será el punto de partida sobre el que se comience a optimizar la automatización de procesos, por lo que ser preciso y concreto nos ahorrará tiempo y recursos.

Es clave contar con la mayor información disponible para futuras valoraciones y/o mediciones.

2.- Diseñar el plan

No existe mejor forma de diseñar un plan que teniendo una vista inmediata de los procesos que se van creando.

Considerar variaciones, stoppers y responsables por tipo de tarea es fundamental para que todo el proceso tenga coherencia.

3.- Implementar

Esta es la fase donde se pondrá a prueba lo pactado en los pasos anteriores.

El punto de partida implica simular circunstancias lo más reales posible, preferentemente en un entorno de pruebas, para luego aplicar a un segmento del proyecto todo lo planificado.

Esta recomendación al implementar el nuevo flujo, evita la propagación de errores a gran escala o bien, que el impacto a los colaboradores por el cambio de procesos sea lo menos invasivo posible.

4.- Medir resultados

Se trata de una etapa más analítica.

Con la definición de objetivos anteriormente planteada, será posible evaluar el rendimiento del proyecto, elaborar análisis, índices de rendimiento, etc.

5.- Corrección/Innovación: iterar en pos de integración continua

Esta etapa implica utilizar las conclusiones de las mediciones anteriores, hacer ajustes en la etapa de diseño, re-implementar y volver a medir hasta que el proyecto se acerque a los objetivos principales. Otra parte importante de esta etapa es el proceso de iterar con nuevas tareas del proyecto, modificando aquello que consideramos negativo.

Esta forma de implementación dinamiza el trabajo en equipo haciendo foco en las tareas más relevantes y nos da tiempo para pensar propuestas que aumenten la productividad. De este modo, nos estamos sumando a la integración continua que ya brinda un software de gestión.

Ventajas de contar con un flujo de trabajo

Los beneficios de automatizar los flujos de trabajo son muchos y pueden marcar un antes y un después, gracias a la optimización de tiempo y recursos.

Con Sytex se pueden crear workflows dinámicos con tareas de diverso tipo para asignar a determinados responsables. Algunos de los beneficios son:

1. Una comunicación interna más fluida dentro de un área de proyecto.
2. Visibilidad a todos los equipos involucrados.
3. Permite con una sola vista tener dimensión de todo un proceso de despliegue y estado de avances.
4. Formularios, ingenierías y otros tipo de entregables vinculados a tareas incluidas en el flujo de trabajo.
5. Roles colaborativos para que cada bloque del flujo tenga su propio responsable.
6. Objetivos claros para un workflow más optimizado aseguran mejores resultados, lo que impacta en mejor satisfacción hacia el cliente.
7. Mejor panorama del forecasting de tareas, al estar organizadas en un solo diagrama.
8. Permite que cada colaborador se afiance en sus tareas, contribuyendo al sentimiento de pertenencia al proyecto.

¿Cómo aplicar un workflow a proyectos de rollout?

Ya quedó claro lo que es un flujo de trabajo: un sistema que pretende automatizar procesos dentro del ámbito laboral, ofreciendo un vasto rango de posibilidades.

Una de ellas, especialmente útil para las empresas de telecomunicaciones, es su aplicación en el campo de instalaciones y el despliegue que conlleva su seguimiento.

Aplicado en este contexto, un workflow se constituye de aquellos procesos repetitivos, tareas de tracking y de supervisión, que son automatizadas para que cada usuario sólo intervenga en determinados puntos, de manera más sencilla.

Estos procesos de trabajo cobran especial importancia en el management de proyectos debido a su potencial para la generación de dashboards, reportes y su disponibilidad real-time.

Sytex, se vale de integraciones con múltiples plataformas para entregar gran cantidad de información haciendo foco en tareas geo-referenciadas, formularios en campo y un panel de tareas que prioriza las mismas según las demandas del proyecto. Un planteamiento que parte de las necesidades conocidas en el ámbito de telecomunicaciones y las organiza acorde al formato que requiere un despliegue de red.

En conclusión, aplicar un sistema de flujo de trabajo a tu empresa y al manejo de proyectos de telecomunicaciones es una gran manera de simplificar y sistematizar los procesos, favoreciendo la productividad de la compañía y de los recursos que la forman, así como sus beneficios.