Reporte de expensas

En este artículo les mostraremos las propiedades de este nuevo módulo que incorporamos a Sytex para brindarte una experiencia que contemple todos los puntos de tu trabajo en una sola herramienta. Sabemos que es muy importante llevar un registro de los gastos de cada proyecto, por eso añadimos a nuestra barra de herramientas el Reporte de expensas.

Consideramos que un elemento fundamental en el trabajo diario es seguir las expensas de una manera simple y ordenada, para no tener que preocuparnos luego de hacer cuentas y números, y a su vez, evitar el riesgo de que algo se nos pase por alto. Por eso, ideamos una manera de que quede todo registrado: desde la App, estando en campo, podrás cargar tus gastos. Tenerlos asentados hará más sencillo el proceso de aprobación y devolución del dinero.  

En este instructivo aprenderemos a:

1. Crear una cuenta
2. Crear categorías de gastos
3. Crear un reporte de gastos
4. Gestionar adelantos de dinero

El reporte estará dividido en cuentas, a partir de las cuales se podrá asignar un usuario a una o varias cuentas. Esto nos proporciona la ventaja de poder individualizar los balances para cada cuenta, permitiendo realizar reportes globales.

Cada cuenta trabajará con una moneda específica, mostrando todos sus elementos - reportes, pagos, adelantos y devoluciones - en esa misma moneda. Los elementos podrán cargarse en cualquier moneda, pero su cotización será siempre en la moneda de la cuenta. Por otro lado, los balances se calcularán de manera independiente y en la moneda de la cuenta.  

Crear una cuenta

Para generar una cuenta, primero y principal, tenemos que tener los permisos necesarios para hacerlo. Debemos ir a las opciones que se encuentran en el margen superior derecho, simbolizadas por tres puntos verticales. Luego seleccionar 'cuentas de gastos'. Cuando se muestre la ventana emergente clickear el botón con el signo '+'.

Tendremos que otorgarle un nombre a la cuenta, y elegir la divisa en la que se cotizará.

Si tildamos la opción 'Por defecto', se asignará la cuenta a cada usuario que se cree dentro del proyecto.

Luego necesitaremos crear 'categorías de expensas' para poder añadirlas en los items del reporte. Procederemos de la misma manera que para crear una cuenta: desde las opciones seleccionaremos 'categorías de expensas', a continuación el signo '+' y le asignaremos un nombre a la categoría.

Asignar cuentas a usuarios

Ingresaremos al perfil al que queremos asignar la cuenta. Una vez allí, iremos a la opción 'cuentas de gasto de usuario'. Pulsamos el botón con el signo '+' para asignar una nueva cuenta.

Ingresar y crear nuevo Reporte de Expensas

Para dirigirte al Reporte de expensas, deberás acceder a la ventana de contabilidad desde la barra de herramientas.

Lo que nos va a permitir este nuevo módulo, es poder cargar los gastos realizados durante un proyecto. Se podrán subir a través de ítems en el reporte.

Para crear un nuevo reporte de expensas, debemos ingresar a través de la barra de herramientas y clickear el botón '+' que se encuentra en el borde inferior derecho:

Luego emergerá una ventana como la siguiente 👇

Los campos obligatorios a completar son:

1. El nombre que le asignaremos al reporte
2. Usuario al que le designamos el reporte
3. La cuenta de gastos en la que figurará el reporte
4. Y por último la fecha del mismo

En este punto tenemos que tener en cuenta que para asignar un reporte a otro usuario debemos tener el permiso para hacerlo.

No olvides que debes completar el nombre del reporte y guardar una vez completo. El código se creará automáticamente.

Para agregar ítems, entrar a las opciones 'ítems', que se encuentran en el costado izquierdo, y puedes agregar cuantos ítems necesites pulsando el botón con el signo '+'. Estos ítems indicarán cada uno de los gastos detallados.  

Los datos que debemos completar para crear un nuevo ítem son:

1. La fecha de creación
2. La categoría a la cual pertenece el ítem
3. Una breve descripción
4. Importe
5. Divisa

También podremos asociarlo a un proyecto determinado. Si agregamos estas expensas a otra persona es necesario nombrar el proyecto al que está vinculado.

Estados

El reporte de expensas presenta cuatro estados posibles:

• Borrador: se cargan los items que gastamos
• Presentado: una vez finalizado el reporte y sin items por agregar se presentan los gastos
• Aprobado/rechazado: se aprobará o rechazará el reporte o alguno de los ítems presentados

Cuando se aprueba el reporte, impactará en el balance del usuario.

Gestionar pagos, adelantos de dinero y devoluciones

Accediendo a la pestaña de contabilidad, debemos seleccionar la opción 'pagos'. Luego hacer click en el botón con el signo '+', del cual se desplegarán tres botones con diferentes opciones.

El primero de ellos es para 'agregar un nuevo pago'. Tendremos que seleccionar el nombre del dueño de la cuenta, la cuenta de gastos del usuario que deseamos pagar y el monto.

La segunda opción es para realizar un 'adelanto en efectivo'.

Por último, encontramos la opción de 'devolución de gastos'.

Hay que tener en cuenta, que estas acciones se efectúan hacia la cuenta de la persona.

Los reportes de expensas te ayudarán a llevar la cuenta de los gastos de cada proyecto, administrados a través de diferentes cuentas. Es una herramienta muy útil para poder tener un registro claro y conciso.