Roles de usuario y asignaciones
Hoy vamos a hablar y mostrar la lógica que se esconde detrás de los roles de usuario, utilizar las asignaciones en objetos creados y la autenticación mediante asignadores.
Para empezar explicaremos los 4 contextos existentes para los roles: General, Unidad Operativa, Proyecto y Proveedor.
En Sytex, los permisos que un usuario posee, están delimitados por roles (conjuntos de permisos) que permiten ver, editar o crear diferentes objetos.
Los roles de contexto General permiten al usuario actuar sobre cualquier objeto del sistema (sujeto a qué permisos se han obtenido en el rol). Los roles de Unidad Operativa limitan esos permisos a todos los proyectos que están dentro de la Unidad Operativa donde se otorgó el rol. Los roles de contexto Proyecto funcionan de la misma manera, con la salvación de que esos permisos sólo serán permitidos en aquellos proyectos donde se dio de alta el usuario con dicho rol.
Por último, están los roles de contexto Proveedor, similares a los de proyecto pero con ciertas limitaciones a nivel de características avanzadas. Para que estos roles funcionen, es importante que el proveedor del que forma parte el usuario esté asignado en la tarea, form, WBS, etc. de no ser así, por más que tenga permisos no podrá usars.
Ahora que hablamos sobre cómo funcionan los permisos, es momento de entender la utilidad que puede tener un rol en Sytex. Ya que no sólo sirven para permitir o impedir que un usuario cumpla ciertas acciones, también pueden ser usados con otros fines.
Un rol en Sytex puede usarse como asignador en plantillas de tareas, plantillas de WBS o forms. Esto es, colocar un rol en el campo "Asignado a rol" o "Supervisado por rol" lo que permite que cada objeto de esa plantilla que se cree, vaya directamente asignado a ese rol. Es una función muy práctica porque permite crear equipos de trabajo, colocando en un rol a X cantidad de personas y asignando las tareas a ese rol para que alguien del equipo las tome para completar.
También es clave el uso de roles como asignadores, ya que luego pueden ser usados para filtrar en los distintos buscadores de la herramienta y guardar esas búsquedas para agilizar el hallazgo de resultados.
Del mismo modo, un rol puede usarse para hacer llegar a un usuario una notificación. El sistema cuenta con notificaciones push (🔔 dentro de Sytex Web) o avisos por e-mail. Los tipos de eventos notificables son muy variados, y constantemente estamos sumando nuevos eventos para que los usuarios automaticen los avisos a otros.
Existen eventos cuando se aprueba/rechaza un form. Cuando se completa una WBS, cuando alguien nos asigna una tarea. Cuando nos abren un chat, cuando nos inician un temporizador o tracking, etc.
Para ir cerrando, nos queda hablar de los asignadores. Estos no son estrictamente permisos que le habilitan una acción a un usuario pero suelen ser confundidos con los roles cuando se configura una plantilla en la sección asignaciones.
Los asignadores pueden ser de 2 tipos: Personal (staff de la compañía) o Proveedor.
En pocas líneas, funcionan como un lazo que permiten al administrador de plantillas del sistema "atar" un objeto con otro/s, asignándoles a todos los que tengan ese asignador la misma persona. Es una manera de automatizar y adelantar la asignación cuando no se sabe quién tomará una tarea o form, pero queremos que ese alguien "se copie" a otros objetos sin tener que hacerlo manualmente.
Para usar los asignadores, en las plantillas de WBS se pueden crear los mismos eligiendo el tipo, y colocándole el nombre que más identifique nuestro flujo de tareas.
Una vez creado el asignador, luego puede ser empleado en la/las tareas o documentos requeridos para poder hacer la vinculación automática que explicamos líneas atrás.
Según el tipo de asignador que hayamos creado, el sistema lo tomará en los campos de staff o contratista creados para tal uso en la sección asignaciones de las tareas de la WST (plantilla de WBS). A continuación una captura con un ejemplo de asignadores tipo staff y tipo proveedor:
¡Esperamos que tenga utilidad esta nota y puedas optimizar tus procesos entendiendo mejor cómo trabajamos con los permisos de cada usuario!