Buenas practicas usuarios Sytex - Manejo de tareas

Intro

Sytex es una plataforma de gestión de proyectos cuyo propósito primordial es simplificar las tareas diarias de sus usuarios. Cuando hablamos de tareas, nos referimos a todo el espectro de actividades que se necesitan para llevar adelante un proyecto, informes, auditorias, supervisión de obra, control de contratistas, seguimiento de obra, notificaciones de actividades, actualización de base de datos y reportes a los diferentes interesados. La idea es facilitar y ordenar el trabajo a los 3 grandes grupos de usuarios: personal de campo, personal de oficina y coordinadores.          

El conjunto de actividades para completar una obra se configura en la plantilla de una WBS, que no es más que un conjunto de tareas ordenadas en un flujo. Cada tarea tiene un responsable del staff y/o un contratista, además se pueden configurar documentos asociados a las tareas como formularios, cotizaciones o pedidos de material que irán por caminos separados, pero el estado de ese documento asociado estará enlazado al estado de la tarea.


Entre las buenas practicas recomendadas a los usuarios de Sytex podemos mencionar:

1.- Estar atento a los widgets de Sytex, son las cajas que encontramos en el escritorio cuando ingresamos, la primer pantalla que vemos. El propósito de los widgets es mostrar al usuario un resumen sobre un objeto del sistema en particular.

Widget de tareas

Dependiendo del rol del usuario en el proyecto, le serán asignadas tareas a completar. Un usuario puede tener varios roles en el mismo o en diferentes proyectos, todas las tareas estarán en la cuenta del widget. Al comenzar el día o al ingresar de nuevo a Sytex, este contador te dirá cuantas tareas tu o tu grupo tienen disponibles para comenzar. En Sytex la tareas se priorizan de acuerdo al vencimiento de su fecha de plan de inicio, este dato lo muestra el widget.

Widget de stoppers

Dependiendo del rol del usuario en la empresa te pueden asignar stoppers a resolver. Los stoppers se pueden asignar a personas o grupos de personas (roles), y pueden tener su origen en cualquier proyecto, no solo aquellos donde tu usuario participa activamente. Los stoppers se crean en aquellas tareas cuya conclusión se encuentra impedida por factores que están fuera del alcance del usuario o de su grupo de trabajo.

Widget de formularios

Dependiendo del rol usuario en el proyecto deberá verificar los estados de los formularios, quizás sea responsable de crear y asignar formularios, completarlos y enviarlos o responsable de su aceptación. Mencionamos los formularios porque es muy común asociar formularios a tareas como documentos requeridos.        

Notar que no se muestran los formularios Aprobados en el widget, no se muestra debido a que este número tiende a infinito, pero si se puede buscar el dato en el buscador de formularios.

2.- Manejo del panel de tareas

Haciendo clic en widget de tareas podemos acceder al Panel de tareas. El propósito de este kanban es mostrar todas las tareas ordenadas y priorizadas. De izquierda a derecha, las columnas clasifican la tareas de acuerdo a su estado y a su vez, la pila de tareas en cada columna está ordenada de acuerdo al vencimiento de la fecha de plan de inicio. Así, la tareas de más arriba de la primer columna serán las tareas a comenzar cuyo inicio tiene más días de atraso. La cantidad de días de atraso o margen para iniciar se muestran en rojo y verde respectivamente en cada tarea.

Tenemos cuatro columnas:

Abiertas: Son la tareas que están disponibles, están listas para iniciarse. Si una tarea aparece aquí es porque las tareas inmediatas anteriores fueron completadas o bien es la primer tarea de un WBS.
En proceso: Son aquellas tareas que tomamos y comenzamos a ejecutar.
En espera: Aquí se encuentran las tareas que tienen un stopper o su ejecución se encuentra suspendida momentáneamente.
Completadas esta semana: Aquí agrupamos las tareas finalizadas.

"La recomendación para tener un Panel de tareas organizado es utilizar los filtros para visualizar solo el grupo de tareas que me interesan, asignarme las tareas que voy a tomar y pasarlas a 'En proceso'. De esta manera tendré en 'Abiertas' las nuevas tareas disponibles y aquellas que nadie tomó, y 'En proceso' mi carga de trabajo actual"

Cada tarea refleja una actividad que aporta a un flujo de tareas o WBS. Podemos notar que cada vez que completamos un tarea, las siguientes tareas en flujo se muestran como disponibles para iniciar y los usuarios responsables de la misma son notificados.
Si estoy trabajando sitios o elementos de red con coordenadas puedo utilizar la vista de mapa para ver la ubicación de la tareas y los estados con diferentes colores.

Cada tarea registra cinco fechas:

Fecha de solicitud: Completada automáticamente, es el día que se carga la tarea.
Fecha de plan de inicio: Es la fecha en la que debería comenzar la tarea para que la WBS se pueda finalizar en termino.
Fecha de plan de fin: Es la fecha que debería comenzar la tarea para que la WBS se pueda finalizar en termino.
Fecha de inicio: Completada automáticamente, es el día que la pasa a En proceso.
Fecha de fin: Completada automáticamente, es el día que la tarea pasa a Completada.

La tarea fecha plan de fin y fecha plan de inicio cambian en simultaneo y están relacionadas por la duración media configurada en la tarea.

En definitiva, Sytex y una buena configuración de sistema permiten indicarle al usuario que tareas a iniciar están disponibles para sí y para su equipo, cuáles tienen demora y cuáles están proceso. La admnistración de tiempos en cada tarea es muy importante, ya que permite colaborativamente acortar los tiempos del proyecto. Si el personal adopta el habito de trabajar sobre el sistema, realizando sus tareas sobre el sistema, al mismo tiempo y sin esfuerzo adicional está informando al resto de la compañía.