Estados flexibles en las tareas

jul. 06, 2021

Esta funcionalidad permite configurar las etapas por las que podrá pasar una tarea hasta completarse. Nos permitirá reflejar mejor el ciclo de vida de una actividad, a la vez que recolectamos métricas de cada paso.

Esta funcionalidad está dirigida principalmente a equipos que gestionan tareas en campo, para conocer exactamente lo que pasa en cada momento de la tarea, pudiendo también contabilizar los tiempos de traslado, de trabajo efectivo, de cierre, y más.

Este nuevo desarrollo  ayudará a reflejar en forma más fácil las idas y vueltas de una actividad.

Hasta ahora, los estados de una tarea eran 5:

  • Abierta
  • En proceso
  • Completada
  • Completada con pendientes
  • En Espera
  • Cancelada

Estas etapas son simples pero muy útiles para la mayoría de las actividades "breves" que existen en un proyecto. Sin embargo, si se busca identificar una actividad  que pueda ser interrumpida por diferentes motivos, o si está en curso pero en la etapa final, no es posible hacerlo sólo con verla en el estado "En Proceso".

La nueva funcionalidad de estados flexibles permite personalizar nombres de etapa y elegir su comportamiento, para reflejar lo que realmente ocurre en la tarea. Por ejemplo, una tarea ahora podrá estar en el estado "En Viaje a Sitio", lo cual nos da más información que sólo "En Proceso".

Para ir de un estado a otro utilizaremos "transiciones". Las transiciones tendrán el nombre de la acción que nos lleve al próximo estado de la tarea. A modo ejemplo, un técnico podrá tener la tarea en el estado "En Viaje" y desde allí elegir dos transiciones posibles: "Llegué al sitio" o "Demora", en caso que por alguna razón, haya tenido que desviarse de su actividad. La transición "Llegué a sitio" moverá la tarea al estado "En Sitio"; la transición "Demora" moverá la misma al estado "Demorada".

las transiciones son el nuevo aliado para personalizar un flujo de tareas

Las transiciones también nos permiten evitar caminos a ciertos estados. Por ejemplo, una tarea en el estado "Trabajando" no podrá ir (si así lo configuramos) al estado "En Viaje". Podrá tener quizás dos transiciones posibles: que el trabajo se ha finalizado o que se a interrumpido por alguna razón.

Estos procesos le brindan consistencia a la información, pero además ayudan a simplificar la tarea de cada técnico. Si el proceso está bien definido, el técnico tendrá entre sus opciones una que reflejará exactamente lo que va a hacer.

Tomando de ejemplo una tarea de instalación, podríamos personalizar y reflejar el proceso con el siguiente flujo:

Cada nuevo estado tendrá un "tipo de estado" original: Abierto, En proceso, Completada, etc. Es decir, tendremos varios estados del tipo "Abierto", pero con distinto nombre. En la imagen de arriba se pueden ver tres estados "Abiertos": Creada, Asignada, Tomada.

vista de una configuración de estados originales y sus alternativas de transición 

Continuando con el ejemplo... el estado "En Viaje" es de la categoría "En Proceso".

A fin de simplificar algunos procesos del sistema, como el de documentos requeridos y otras funcionalidades, hemos permitido por el momento disponer de un solo estado final, o de cierre; es decir, un solo estado del tipo "Completado".

A cada estado, además de las múltiples transiciones que puede tener, se le puede configurar la propiedad de "Es accesible desde cualquier estado". Esta característica permite que el estado figure disponible desde cualquiera de los estados del proceso.

Como parte de este cambio, decidimos unir los procesos de aprobación en la configuración de nuevos estados. Ahora todo es un estado y la transición entre uno y otro puede tener, o no, un proceso de aprobación.

Esperamos que esta funcionalidad ayude a mejorar la personalización y el seguimiento de las actividades para trabajar cada día, más eficientes.

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